タスク管理とは？仕事を効率化できる5つの整理方法と実践術を解説

こつぶ

「やることが多すぎて、何から手をつけたらいいのかわからない…」

「気を付けていても、どうしても抜け漏れがある…」

そんなふうに、仕事の進め方に悩んでいませんか？
その原因は、タスク管理がうまくできていないからかもしれません。

そこで役立つのが、「タスク管理術（タスクマネジメント）」です。
タスク管理術とは、仕事で発生する様々な業務を整理し、効率的に進めるためのスキルです。
正しいタスク管理術を身につけることで、作業効率が向上し、心に余裕を持って仕事に取り組めるようになります。

この記事では、タスク管理の基本から、すぐに実践できる5つの整理方法までをわかりやすく解説します。
さらに、記事の最後には、僕が一番お伝えしたいポイントもご紹介しています。

ぜひ、最後まで読んでみてくださいね。

第１章　タスク管理とは

1.タスク管理の定義

タスク管理とは、仕事で発生する様々な業務を整理し、効率的に進めるためのスキルです。
「何をするか」「いつまでに終えるか」「どの順番で行うか」を明確にすることで、頭の中が整理され、正確かつスムーズに進めることができます。

タスク管理は、以下の3つの要素を含んでいます。

たとえば、同じ業務量でも、タスク管理ができていないと常に時間に追われ、ミスや抜け漏れが発生しやすくなります。
一方、タスク管理をうまく活用できる人は、締切に余裕を持ち、ストレスなく成果を上げることができます。

つまり、タスク管理とは、仕事の効率だけでなく、メンタルも改善する重要なスキルといえるのです。

2.タスクを正しく管理するメリット

ムダな作業が減る

「タスクが多すぎて、何から手を付ければいいのかわからない…」そんな経験はありませんか？
タスクの優先順位を理解していないと、何をすべきか悩む時間が増え、時間をムダにしてしまいます。

タスクを整理しておけば、次にやるべきことがすぐに分かるため、悩む時間が減り、効率的に作業を進められます。
その結果、ムダな作業も減り、より有効に時間を使えるようになるのです。

タスクの抜け漏れがなくなる

タスクが整理できていないと、つい抜け漏れが発生しがちです。
特に複数のタスクを同時進行していると、どれかを忘れてしまうリスクが高まります。

抜け漏れは、関係者や取引先に迷惑をかけるだけでなく、自分の信用も失いかねません。
タスクを整理し、締切を把握することで、抜け漏れを防ぎ、計画的に行動できるようになります。
締切ギリギリに慌てて仕上げることもなくなり、余裕を持って高品質な成果を出せるようになるでしょう。

ストレスが減り、心に余裕ができる

タスクを把握できていないと、「何か忘れているのではないか」と常に不安になり、作業が効率よく進みません。

タスクを整理して可視化しておけば、不安から解放され、ストレスも大きく軽減されます。
さらに、心に余裕が生まれることで、落ち着いて仕事に集中できるようになります。

タスク管理は、仕事を効率的に進められるようになるだけでなく、ストレスを減らし、最終的にはあなたのパフォーマンスを大きく向上させる効果があります。

第２章　タスク管理がうまくいかない２つの原因

タスク管理をうまく活用できず、悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
ここでは、タスク管理がうまくいかない原因を２つに分けて解説します。

1.重要度と緊急度が曖昧になる

作業を進めていくうえで、タスクの「重要度」と「緊急度」の２つの軸で捉えることは、とても大切です。
これが曖昧になることで、締切に間に合わなかったり、質が落ちてしまったりします。

重要度が高い：質の高い成果物が求められるタスク
　　　　　　　時間をかけて、集中して取り組む必要がある
緊急度が高い：すぐに対応が求められるタスク
　　　　　　　質よりもスピードを優先する必要がある

タスクを単に可視化するだけでは不十分です。
それぞれのタスクが「いつまでに、どのくらいの質で終わらせるべきか」を把握し、効率的に進めていく意識が必要です。

2.頭の中が整理できてない

もうひとつの原因は、頭の中が整理されていないことです。

たとえタスクをすべて書き出し、重要度や緊急度も決めたとしても、「頭の中がごちゃごちゃしていて、なかなか手をつけられない」という人も少なくありません。

タスクを可視化するだけでは不十分です。
タスクの性質ごとに分類することも大切です。
「どんな特性のタスクか」を整理することで、確認作業の手間が減り、作業の効率が大きく改善します。

第３章　タスクを整理する５つの方法

前章では、タスク管理がうまくいかない原因について解説しました。

この章では、それらの原因を解決し、あなたの仕事を効率化するための具体的なタスク整理方法を5つご紹介します。

1.すべてのタスクを書き出す

まずは、あなたが今抱えているすべてのタスクを書き出しましょう。

「ブレインダンプ」で思考を整理する

「ブレインダンプ」とは、思いつく限りのタスクを紙やデジタルツールに書き出す思考整理法です。
手順は以下のとおりです。

1. 15分のアラームをセットする
2. アラームが鳴るまで、思いつくタスクをすべて書き出す
   　何も考えず、ひたすら書いていく
3. 書き出したものを整理する
   　仕事と関係ないものを排除する
   　簡単にグループ分けする

見落としがちなタスクも洗い出す

ブレインダンプを行った後は、見落としがちなタスクがないかチェックしましょう。

例えば、定期的な業務や締切が数カ月後のタスク、人と会う約束などは忘れがちです。

また、口頭で依頼されるタスクも抜け漏れの原因になりやすいので注意しましょう。
後回しにしてしまいがちなうえに、メモが残っていない可能性が高く、抜け漏れが起きやすいです。

頭の中にあるタスクだけでなく、資料やデータも見ながら、書き出せていないタスクがないか、必ずチェックしてください。

2.タスクを分類する

次に、書き出したタスクを性質や優先度で分類します。
リストを作るだけでは不十分で、取り組みやすい形に整理することが重要です。

ここでは、3種類の分類方法を紹介します。

アイゼンハワー・マトリックスによる分類

アイゼンハワー・マトリックスとは、「緊急度」と「優先度」でタスクを分類する方法です。
具体的には、次の画像のとおりです。

仕事が速い人は”しない仕事”を決めている — タスク整理の王道『アイゼンハワーマトリクス』とは / STUDY　HACKER

それぞれのブロックには、以下のような意味があります。
緊急で重要（左上）：すぐにやるべきタスク
　　　　　　　　　　締切間近のプロジェクト、クレーム対応など

緊急ではないが重要（左下）：計画的に取り組むべきタスク
　　　　　　　　　　　　　　スキルアップ、予防策の検討など

緊急だが重要ではない（右上）：可能な限り他人に任せるタスク
　　　　　　　　　　　　　　　定型的な会議、一部のメール対応など

緊急でも重要でもない（右下）：やめるか、最小限に抑えるタスク
　　　　　　　　　　　　　　　無意味な雑談、SNS閲覧など

このようにタスクを振り分けることで、優先すべき作業と手放すべき作業が明確になり、ムダを減らせます。

所要時間による分類

タスクを所要時間ごとに分類するのも効果的です。

たとえば「5分以内」「15分」「30分」「1時間以上」と区切って分類することで、スケジュールに組み込みやすくなり、効率よく作業を進めることができます。

依存関係による分類

依存関係による分類とは、
・他人の作業が関わるもの
・自分だけで完結するもの
の２つに分ける方法です。

関係する人の状況も考慮し、早めに着手すべきものを整理できます。

3.タスクの優先順位を決める

分類ができたら、次は優先順位を決めていきます。

MoSCoW法

MoSCoW法（モスクワ法）とは、タスクを以下の4つのカテゴリーに分けて優先順位をつける方法です。

• Must have（必須）：
  絶対に実施しないといけないタスク
• Should have（実施すべき）：
  必須ではないが、できる限り実施すべきタスク
• Could have（できれば実施したい）：
  余裕があれば実施したほうがいいタスク
• Won’t have（今回は見送り）：
  今回は実施しないタスク

この方法は、タスクが重なったときに、本当に必要なものを見極めるのに役立ちます。

ABC分析

ABC分析とは、タスクの「重要度」でA、B、Cの3ランクに分類し、優先順位をつける方法です。

• Aランク（最重要）:
  他の部署や上司にも影響のある、責任が重いタスク
• Bランク（重要）:
  Aランクほどではないが、優先度の高いタスク
• Cランク（普通）:
  ルーティン的なタスク

作業時間のうち、Aランクに80％の時間を、Bランクに15％の時間を、Cランクに5％の時間を配分するのが効果的とされています。

スコアリング手法

スコアリング手法とは、複数の要素に点数をつけて、合計点で優先順位を決める方法です。
具体例としては、次のような要素があります。

• 緊急度（5点：今日中、1点：いつでも）
• 重要度（5点：会社への影響大、1点：影響小）
• 所要時間（1点：短い、5点：長い）
• 影響度（5点：関係者多い、1点：関係者少ない）

それぞれのタスクに点数をつけ、合計点が高いものから優先的に取り組む方法です。
数値化することで、判断がぶれず安定してタスクに取り組むことができます。

4.タスクのチェックリストを作成する

タスクの整理・分類・優先順位付けまでできたら、次はチェックリストを作成しましょう。
終わったものから消していけば、作業の進行状況がひと目でわかり、達成感も得られます。

ポイントは、タスクの詳細まで書いておくことです。

• タスク名
• 締切
• 所要時間
• 完了基準（提出、入力、チェックなど）

毎日チェックする習慣を付けましょう。
習慣化できないと、せっかくのリストも意味がなくなります。
ゲーム感覚で楽しみながら取り組むのも効果的です。

5.進捗状況を管理する

チェックリストを活用しながら進捗状況も管理しましょう。
タスクが日や週をまたぐと、どこまで終わっているのか曖昧になりがちです。

チェックリストで進捗状況を管理すれば、抜け漏れ防止にもなります。
また、いちいちタスク内容を確認し直す手間も省け、作業効率がアップします。

第４章　まとめ

いかがだったでしょうか？
今回ご紹介した「タスク管理術」について、理解は深まったでしょうか？

この記事であなたに伝えたいポイントを、以下にまとめてみました。

今回、僕が一番伝えたいのは、

自分に合ったタスク管理術を見つけることが大切

ということです。

すべての方法を取り入れる必要はありません。
管理しやすく、無理なく続けられるやり方を選ぶことが、仕事を効率化するコツです。

また、タスク管理が義務になってしまうと、継続するのが難しくなります。
ゲーム感覚で、ミッションを一つずつクリアするように楽しみながら取り組むのがおすすめです。

あとは実践あるのみ。
まずは今日から、ひとつ試してみましょう。

最後まで読んでいただき、本当にありがとうございます。
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