「時間内に仕事が終わらない…」
「いつも締切に追われている…」
そんな悩みを抱えていませんか？
もしかすると、時間管理がうまくできてないのが原因かも？
そこで役立つのが、「時間管理術（タイムマネジメント）」です。
時間管理術とは、限られた時間を最大限に有効活用するためのスキルのことで、「タスク整理」や「スケジュール管理」などがあります。
この記事では、時間管理ができない悩みや原因、具体的な５つのステップ、時間管理のポイントなどをわかりやすく解説します。
さらに、記事の最後には、僕が一番お伝えしたいポイントもご紹介しています。
ぜひ、最後まで読んでみてくださいね。
第１章 時間管理術とは
1.時間管理術の定義
時間管理術とは、「限られた時間を最大限に有効活用するためのスキルや方法」のことです。
英語では「タイムマネジメント」と呼ばれ、日常生活からビジネスシーンまで幅広く使われています。
ここで大切なのは、時間管理術は単に“時間を節約する”ことではないという点です。
限られた時間を、やるべきことややりたいことに使えるよう、効率よく調整することが目的です。
その結果、同じ時間でもより多くの成果を上げたり、心に余裕を持って取り組めるようになったりします。
具体的には、タスクの整理、スケジュール管理、集中力の向上などが挙げられます。
これらを組み合わせることで、限られた時間を効果的に使うことができるのです。
なお、この記事では、時間管理術を「”仕事における”時間の有効活用スキル」という意味で使っています。
2.なぜ仕事に時間管理術が必要なのか
では、なぜ仕事において時間管理術が必要なのでしょうか？
その理由は、大きく３つあります。
①仕事の効率を上げるため
時間をうまく管理できるようになると、やるべきことが整理され、無駄な作業が減ります。
その結果、作業効率が上がり、限られた時間の中でより多くの成果を生み出せるようになります。
これが、収入アップやキャリアアップにつながっていくのです。
②ストレスを軽減するため
時間管理ができていないと、常に締切に追われ、余裕を失いがちです。
ミスやトラブルも増え、精神的なストレスも大きくなります。
反対に、時間管理ができると、余裕を持ったスケジュールが立てられ、焦りや不安が解消されます。
その結果、その結果、集中力や判断力が高まり、仕事のパフォーマンスも向上するのです。
③ワークライフバランスを実現するため
効率的な時間管理をすることで、残業や休日出勤を減らすことができ、プライベートな時間を確保できるようになります。
近年は特にワークライフバランスが重視されており、その実現のためには時間管理術が欠かせないツールになっています。
このように、時間管理術は単なる作業テクニックではありません。
最終的には、あなたの仕事の質や生活の質を高め、より充実した毎日を送るために欠かせないスキルです。
次の章では、仕事現場でよくある時間管理の悩みと、その原因について詳しく解説していきます。
第２章 仕事でよくある時間管理の悩みと原因
「時間管理の重要性」がわかったところで、次は多くの人が陥りやすい時間管理の悩みとその原因について解説します。
1.よくある時間管理の悩み３選
タスクの整理ができない
「やるべきことが多すぎて、何から手をつければいいのかわからない」──そんな経験はありませんか？
タスクを整理できないと、優先順位が不明確になり、無駄な時間を過ごしがちです。
また、整理せずに進めるとミスや抜け漏れが増え、それをフォローするために余計な時間がかかる悪循環にもなります。
締切ギリギリに提出
締切が迫っているのに、他の作業に追われて取りかかれず、期限ギリギリで提出する。
こうした状況もよくあります。
原因は、締切から逆算して計画を立てられていないこと。
そして、タスクを後回しにするクセにあります。
結果、「もっと早く取りかかっておけばよかった」と後悔することに。
残業が減らない
「自分だけいつも残業している」と感じている人も少なくありません。
日中も休まず働いているのに仕事が終わらず、残業せざるを得ない。
その結果、休息が取れず、翌日の集中力も下がる。
このような悪循環に陥ってしまいます。
2.なぜ時間管理がうまくできないのか
時間泥棒の正体
「時間泥棒」とは、自分の時間を知らないうちに奪ってしまうもののことです。
職場には、以下のような時間泥棒が潜んでいます。
- 不要な会議・長引くミーティング
- 頻繁なメール・チャットの通知確認
- 優先度の低い雑務
- 無駄な雑談
これらは、一つひとつは小さくても、積み重なると大きなタイムロスになります。
気づかぬうちに時間を奪われ、心の余裕がなくなってしまうのです。
時間管理を邪魔するマインド
時間管理がうまくできない理由には、本人の心理的な要因も大きく関わっています。
具体的には、以下のような考え方があります。
- 完璧主義の考え
完璧にやろうとしすぎるあまり、1つのタスクに必要以上の時間をかけてしまう。
結果的に、締切に追われ、ミスも増える原因になる。 - 先延ばし癖
苦手な仕事や面倒な作業を後回しにすることで、タスクが積み上がり、優先順位が曖昧に。
スケジュール管理が難しくなり、やり忘れも起こってしまう。 - 「頼れない」「断れない」
仕事量が自分のキャパを超えても、同僚や上司に頼れず、また依頼を断れない。
その結果、自分だけ残業が増え、徐々にストレスが蓄積されていく。
第３章 時間管理術の５ステップ
ここからは、実際に職場で実践できる５つの具体的なステップをご紹介します。
1.時間泥棒の原因を特定する
まずは、自分の時間の使い方を正確に把握することから始めましょう。
方法はシンプルです。
30分単位で、何に時間を使ったかをメモします。
例えば、
- 9:00〜9:30 メールチェック
- 9:30〜10:30 資料作成
- 10:30〜11:00 SNS閲覧
この記録を1週間続けると、時間の使い方とムダが可視化され、時間泥棒の原因を突き止めることができます。
2.タスクを見える化する
次に、すべてのタスクを紙やデジタルツールに書き出しましょう。
「作業内容」「量」「締切」を必ずセットで書き出します。
例）
- 入力作業 150件 ／ 8月1日締切
- 資料作成 会議用5ページ ／ 8月10日締切
これだけでスケジュールを管理しやすくなり、抜け漏れも防げます。
ポイントは、大小関わらず全て書き出すこと。
すべての作業を細かく書き出しましょう。
3.アイゼンハワー・マトリックスを活用する
タスクが整理できたら、次は優先順位を決めていきます。
そこで役立つのが、「アイゼンハワー・マトリックス」という時間管理術です。
「重要度」と「緊急度」でタスクの優先順位を決めていく方法です。
具体的には、次の画像のとおりです。
仕事が速い人は”しない仕事”を決めている — タスク整理の王道『アイゼンハワーマトリクス』とは / STUDY HACKER
それぞれのブロックには、以下のような意味があります。
緊急で重要（左上）：すぐにやるべきタスク
締切間近のプロジェクト、クレーム対応など
緊急ではないが重要（左下）：計画的に取り組むべきタスク
スキルアップ、予防策の検討など
緊急だが重要ではない（右上）：可能な限り他人に任せるタスク
定型的な会議、一部のメール対応など
緊急でも重要でもない（右下）：やめるか、最小限に抑えるタスク
無意味な雑談、SNS閲覧など
このようにタスクを振り分けることで、優先すべき作業と手放すべき作業が明確になり、ムダを減らせます。
4.ポモドーロ・テクニックを取り入れる
集中力が続かない人には「ポモドーロ・テクニック」がおすすめです。
ポモドーロ・テクニックとは、「集中する時間」と「休憩する時間」を１セットとして、それを繰り返していく時間管理術です。
手順は以下のとおり。
- 取り組むタスクを決める
- タイマーを25分にセットする
- タイマーが鳴るまで集中
- 5分間休憩する
- これを4回繰り返したら、15-30分の長い休憩を取る
メリットは、こまめな休憩で集中力を維持しやすくなる点です。
さらに、大きなタスクも25分単位に区切ることで心理的ハードルが下がり、取りかかりやすくなります。
5.タイムブロッキングを活用する
タイムブロッキングは「時間のブロック化」という意味で、一日をタスクごとに区切り、スケジュールに割り当てる方法です。
具体的には、次の表のようなものを作ります。
おすすめは1週間単位でスケジュールを作成することです。
そうすることで、タスクごとの進捗具合が可視化され、効率よく仕事を進められます。
最初はざっくりで構いません。
まずは一度作ってみることが大切です。
第４章 時間管理がうまくなる３つのポイント
1.完璧主義をやめよう
まずは完璧を目指すのをやめることが大切です。
ひとつのタスクに時間をかけすぎると、他の作業に手が回らず、時間を有効に使えません。
「60点でもOK」と考えて行動するのが、効率的に進めるコツです。
また、重要なタスクを後回しにするのもやめましょう。
期限ギリギリになると心の余裕がなくなり、質も下がります。
よく言われる「明日やろう」は「バカヤロウ」です。
思い立ったそのときに、できる範囲で着手しましょう。
今回ご紹介した時間管理術も完璧にこなす必要はありません。
大切なのは「時間を管理すること」ではなく、「限られた時間をうまく活用すること」です。
無理せず、できることから試してみてください。
2.習慣化しよう
時間管理術は一時的に取り入れるだけでは意味がありません。
重要なのは、小さな習慣を積み重ねることです。
ポイントは、小さなことから始めること。
いきなりすべての方法を実践しようとすると、挫折してしまいます。
例えば、
- 毎朝5分、タスクリストを作る
- 1日1回、ポモドーロ・テクニックを使う
このように、手軽にできる行動を1つずつ積み重ねることが大切です。
また、時間管理のポイントをメモしてデスクに貼るのも効果的です。
集中していると忘れてしまうこともあるので、常に目につく場所に置いておきましょう。
3.自分らしい時間管理術を見つけよう
今回ご紹介した時間管理術はあくまで一例です。
どの方法を、どの程度取り入れるのが効果的かは人それぞれです。
すべてを徹底した方がうまくいく人もいれば、気に入った2〜3個だけを続けた方が良い人もいます。
大切なのは、「自分らしい時間管理術を習慣にする」ことです。
無理しても、長続きしません。
気楽に取り入れられるものから試して、少しずつ習慣化していきましょう。
第５章 まとめ
いかがだったでしょうか？
今回ご紹介した「時間管理術」について、理解は深まったでしょうか？
この記事であなたに伝えたいポイントを、以下にまとめてみました。
●時間管理術とは、時間を有効活用するためのスキルのこと
●完璧主義は時間の無駄とストレスを生む原因
●無駄な時間をできる限り減らす
●「休憩」と「集中」のメリハリを意識する
●自分に合った時間管理術を見つける
●時間管理を習慣にしよう
今回、僕が一番伝えたいのは、
自分らしい時間管理術を習慣にすることが大切
ということです。
仕事がうまくいかず悩んでいる方も、時間管理術を取り入れるだけで、効率や正確さが上がり、ストレスも軽減されます。
また、気持ちにも余裕が生まれ、仕事との向き合い方が変わるはずです。
ただし、無理をして完璧にこなそうとするのは逆効果です。
まずは、自分が取り組みやすい方法から少しずつ試し、自分に合った方法を見つけましょう。
時間管理は目的ではなく、あくまで手段です。
あなたに合ったやり方を習慣化できれば、今よりもっと、効率的で余裕のある働き方ができるはずです。
最後まで読んでいただき、本当にありがとうございます。
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